Chez OpenFire, la donnée est le socle du fonctionnement. Elle alimente tous les modules clés du logiciel : devis, plannings, interventions, achats, suivi client. Encore faut-il qu’elle soit bien structurée, bien transmise, bien exploitée.
Entretien avec Anaëlle Badier, chef de projet data chez OpenFire. Elle conçoit les connexions entre notre logiciel et les outils des fabricants ou distributeurs pour simplifier la gestion des données : tarifs fournisseurs, catalogues produits, leads transmis, commandes synchronisées…
Dans cet article, elle revient sur les enjeux de structuration de la donnée pour les professionnels de l’énergie, à travers des cas concrets issus du terrain.
Le rôle de chef de projet data chez OpenFire
Mon rôle est de traiter la donnée issue de différentes sources (Excel, exports logiciels, json, API,...) pour la nettoyer, la formater et l’intégrer dans OpenFire ou dans des logiciels partenaires de façon à pouvoir l’interroger et la restituer facilement.
1. Mieux démarrer : structurer ses données dès l'onboarding client
Structuration des données : le cas concret d'un client
Un nouvel installateur rejoint OpenFire. Jusqu’à présent, il prenait ses rendez-vous sur Google Agenda, ses contacts clients étaient stockés dans son téléphone et ses modèles de devis sont faits sur Excel. Cet éparpillement de la donnée peut être un frein à son envie de changer d’outil, d’améliorer ses process et de centraliser ses informations à un seul endroit. Avec l’expertise des équipes projet, je propose des algorithmes pour automatiser le traitement de la donnée afin d’assurer une récupération des données historiques aussi complète que possible. Retrouver ses données historiques dans son nouveau logiciel permet de faciliter son adoption par les utilisateurs.
Structurer la donnée, un travail d'équipe chez OpenFire
Chez OpenFire, je travaille également avec plusieurs équipes. Avec l’équipe projet pour aider à la reprise de données historiques à l’arrivée d’un nouveau client. Avec l’équipe technique, car le stockage de cette donnée nécessite des développements spécifiques et une infrastructure dédiée sécurisée. J’échange aussi régulièrement avec l’équipe support pour garantir de la satisfaction auprès de nos clients car mon rôle ne s’arrête pas au nettoyage et à la mise à disposition des données, mais nécessite de suivre les usages et d’optimiser nos services au quotidien.
2. Mieux travailler au quotidien : automatiser les échanges et gagner du temps
Focus sur les services aux fabricants et aux réseaux
Je suis principalement en charge de la partie Services aux Fabricants. Cela inclut le Tarif Centralisé, c’est-à-dire l’intégration des données tarifaires issues des catalogues produits de nos fournisseurs partenaires (découvrir toutes les marques partenaires du Tarif centralisé), mais également les connecteurs tiers (connecteurs d’achat pour passer automatiquement une commande dans le logiciel du fabricant, connecteur de leads, connecteur Wizville, …)
Dans mon quotidien je suis en lien avec les fabricants et avec les clients qui fonctionnent en réseaux d’installateurs tels que Seguin, Laudevco ou encore Turbofonte.
Connecteurs OpenFire pour automatiser les échanges avec vos partenaires. Comment sont-ils conçus et mis en place ?
Les connecteurs sont des services que nous vous proposons pour transmettre des informations à vos fabricants ou à votre réseau de magasins, de manière automatique, sans avoir à passer par un envoi de mail ou par une ressaisie fastidieuse sur une plateforme tierce.
Dans le cas du connecteur d’achat, par exemple chez Poujoulat, vous pouvez en quelques clics depuis votre devis, demander un approvisionnement auprès du fabricant sans aucune ressaisie manuelle. Le logiciel préremplit votre commande d’achat sur la plateforme de commandes du fabricant et vous n’avez plus qu’à vous connecter et cliquer sur “valider la commande”.
Dans le cas du connecteur de leads, prenons l’exemple de notre outil développé pour le réseau Seguin. Votre tête de réseau intègre directement, dans votre CRM OpenFire, les nouvelles opportunités reçues sur le site web ou via les campagnes marketing nationales de la marque. L’intégration se fait automatiquement, ce qui permet un traitement du lead plus rapide et donc au prospect d’être recontacté par les bons interlocuteurs.
L’idée clé derrière ces services c’est “pourquoi passer par un mail alors qu’on pourrait envoyer l’information directement dans le logiciel ?” Pour mettre en place de tels connecteurs nous passons par plusieurs étapes: définition du besoin et du périmètre d’application, développement, test sur des données fictives, validation, itération avec le commanditaire de la fonctionnalité, et mise à disposition finale dans les environnements clients.
>> Découvrez les services proposés dans notre article dédié : Devis, commandes, leads : et si tout était enfin centralisé ?
Peux-tu nous expliquer ce qu'apporte concrètement le Tarif centralisé ?
Un cas concret pour illustrer
Vous travaillez avec les marques A, B et C. La marque A vous transmet ses catalogues par mail en pdf, la marque B met à votre disposition un accès sur son site pour télécharger les nouveautés produits sous format Excel, un représentant de la marque C vous apporte le catalogue papier à l’occasion de la renégociation tarifaire. Vous devez donc collecter ces multiples sources de données produits, être vigilant pour ne pas passer à côté de l’information de la mise à jour, et passer du temps à retranscrire les modifications dans vos modèles de devis.
Le Tarif Centralisé proposé par OpenFire fait le travail de collecte, de restructuration et de mise à disposition des catalogues tarifs issus de plusieurs marques à votre place. En lien avec les différents fabricants nous collectons les mises à jour de catalogues et nous vous les mettons à disposition directement dans notre logiciel. Vous êtes avertis par mail de la mise à jour d’une marque et vous pouvez actualiser les références présentes dans vos modèles de devis en un clic.
Depuis OpenFire, vous pouvez paramétrer simplement les conditions tarifaires que vous mettez en place avec vos fournisseurs. À la modification de vos conditions de remise, tous les produits concernés sont automatiquement actualisés.
>> Découvrez le Tarif centralisé, en lisant notre article dédié : Le Tarif centralisé, le catalogue produits pour les métiers de l’énergie
3. Mieux exploiter : transformer la donnée pour les professionnels de l'énergie
Pourquoi la donnée est stratégique pour les pros. de l'énergie ?
Chez OpenFire, notre mission est simple : vous faire gagner du temps et fiabiliser votre gestion. Or une donnée mal structurée vous expose à des erreurs qui coûtent cher : marge faussée, coordonnées incomplètes, litiges fournisseurs, primes non versées…
La donnée bien structurée, c’est plus qu’un confort : c’est un socle de performance. Elle garantit une information fiable, à jour, centralisée et exploitable pour piloter votre entreprise, automatiser vos tâches, ou suivre vos indicateurs en un clin d'œil.
Vers une data plus exploitable : indicateurs, tableaux de bord et analyse de performance
Chez OpenFire nous collectons la donnée, nous la structurons, nous la nettoyons, nous la mettons à disposition des clients. La prochaine étape c’est d’automatiser la création, la collecte et la mise à jour d’indicateurs à partir de cette donnée. Les équipes projets mettent déjà à disposition des clients des tableaux de bord pour suivre en temps réel leurs performances d’entreprise à partir des données devis, commandes d’achat, leads…
Notre objectif c’est d’aller encore plus loin dans l’analyse par exemple proposer des alertes lorsqu’un indicateur dépasse un seuil limite ou lorsque certaines informations essentielles ne sont pas renseignées. Je travaille en ce moment avec un outil interne pour proposer une donnée synthétisée au sein d’un même réseau de magasins afin d’aider au pilotage et à l’animation de ce réseau.
Les défis concrets liés à la structuration des données
Quels défis liés à la structuration des données métiers rencontres-tu au quotidien ?
La difficulté principale réside dans la diversité des formats que je reçois. Il est plus simple de traiter des formats .csv ou du json qu’un format PDF.
Un défi de taille concerne les évolutions de fichiers. Par exemple, j’ai un fichier produits de l’année 2024 et un fichier produits de l’année 2025, ces produits ont changé de dénomination et aucun identifiant ne me permet de relier le produit 2024 avec son évolution en 2025. La règle d’or dans le traitement de la donnée c’est le principe d’identifiant ou de référence unique qui va accompagner une information tout au long de sa vie. Le produit peut s’appeler “Foyer” en 2024 et “Foyer Bois” en 2025, si l’identifiant reste le même nous n’aurons aucune difficulté à faire la correspondance.
Une information clé à garder en tête, c’est que le style du texte dans un fichier (Excel ou autre) n’est pas une information facilement exploitable. Il vaut mieux créer une colonne par type d’information (par exemple une colonne “type de contact” où vous renseignez “Particulier”/”Entreprise”) plutôt que de surligner tous les contacts d’entreprises en jaune et d’écrire tous les contacts de particuliers en italique. De la même façon, je préconise d’appliquer la règle : une information = une ligne avec autant de colonnes que nécessaire, une colonne = une information unique.
Exemple de fichier structuré vs non structuré
Fichier difficilement exploitable ❌
Foyers gamme DO8XF | ||
Ref. DO8XF_BLC_3C |
Foyer blanc 3 côtés*
| 2 850€ |
*Flamme Verte 7*
|
Fichier produit très simple à exploiter ✅
Famille | Référence | Dénomination | Prix public hors taxe | Label Flamme verte |
Foyers |
DO8XF_BLC_3C
|
Foyer blanc 3 côtés
| 2 850 | 7 |
Enfin, même si nous disposons d’algorithmes de traitement de données performants, nous ne pouvons pas reconstruire une information non présente à l’origine. Par exemple, si votre fichier contact d’origine ne contient pas les deux derniers numéros du mobile, nous ne pourrons pas les retrouver.
Le format FAB-DIS, un standard à privilégier
Dans le cadre du service Tarif Centralisé, le format préférentiel pour la transmission des catalogues c’est vraiment le standard FAB-DIS. Il s’agit d’un modèle de partage de données sur Excel pour récupérer simplement toutes les informations produits (tarifs, données techniques, données réglementaires,...)
Plus la donnée est structurée, plus il sera facile de l’intégrer dans le logiciel OpenFire et d’en tirer pleinement partie. A ce sujet, découvrez notre article : Données structurées : les clés pour un démarrage rapide sur OpenFire
Connecteurs, RGPD, IA : les prochaines évolutions data dans OpenFire
Nous pourrions aussi mobiliser des outils d’assistance intelligents pour simplifier les saisies, par exemple “Les précédents devis impliquant le produit A contiennent également le produit B, dois-je ajouter le produit B à ce devis ?”
Concernant les services aux fabricants, même si nous disposons déjà de plusieurs connecteurs, il faut évidemment étendre cet usage car la transmission d’informations par mails n’est pas un fonctionnement durable. Enfin, il me semble important de continuer à renforcer les outils existants pour que les utilisateurs puissent gérer facilement leur conformité RGPD, notamment en matière de cycle de vie des données et d’archivage.
OpenFire vous accompagne pour exploiter vos données
Lorsque vous intégrez OpenFire nous vous accompagnons sur le traitement de votre donnée pour que vous puissiez repartir sur une base propre. Notre interface vous guide dans la saisie des informations pour que la donnée reste la plus qualitative possible, et vous bénéficiez d’une formation pour apprendre à utiliser le logiciel et conserver cette qualité de donnée.
OpenFire vous met également à disposition des outils pour traiter votre donnée : des filtres personnalisés, des étiquettes, des tags, des dashboards. Un programme de formation existe spécifiquement pour vous apprendre à configurer des tableaux de bord et graphiques avancés afin de tirer pleinement parti de votre base d’information et vous aider à piloter votre entreprise.
Vous souhaitez effectuer un vrai travail de structuration de la donnée en profondeur ?
