Changer de logiciel de gestion métier est une étape clé pour les professionnels de l’énergie — ramoneurs, cheministes, chauffagistes, climaticiens ou installateurs photovoltaïques. Souvent motivé par un besoin de gagner en efficacité et de centraliser son activité, ce changement soulève pourtant une même crainte : vais-je perdre mes données ?
La réponse est simple : non, vous ne perdez pas vos données en changeant de logiciel.
Le RGPD garantit votre droit à la portabilité : vous pouvez récupérer les informations que vous avez fournies à votre ancien éditeur, dans un format exploitable (article 20 du RGPD). En clair, vos données vous appartiennent - elles doivent pouvoir vous suivre, quel que soit l’outil que vous utilisez.
Vos données vous appartiennent : ce que dit la loi
Changer d’outil ne doit jamais vous faire perdre la main sur vos informations !
En France et en Europe, le RGPD encadre ce droit à la portabilité pour tous les utilisateurs de logiciel de gestion métier. Vous pouvez récupérer les données personnelles que vous avez fournies à votre ancien éditeur dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par un autre logiciel.
Concrètement cela concerne :
- vos fichiers clients (coordonnées, historiques, contrats)
- vos photos et documents liés à vos chantiers et interventions
- vos informations sur les équipements
- vos rendez-vous à venir ou vos notes d’intervention
La CNIL résume ce droit simplement : vous pouvez récupérer vos données pour les utiliser ou les transférer facilement d’un système à l’autre.
Certaines limites existent toutefois : les données dérivées ou calculées par le logiciel (statistiques, indicateurs) ou celles protégées par des droits tiers (propriété intellectuelle) ne sont pas incluses dans ce droit. L’éditeur doit néanmoins faciliter l’exercice de vos droits et répondre dans un délai de un mois, sauf cas de demande abusive ou techniquement complexe.
En résumé : vos données vous appartiennent, et la loi impose qu’elles puissent être restituées dans un format exploitable, dans des délais précis.
Les 5 questions à se poser avant de changer de logiciel
Avant de changer de logiciel, il est essentiel de faire le point sur vos données : lesquelles récupérer, dans quel format et comment anticiper le transfert ?
Voici 5 questions incontournables pour préparer votre transition :
1. A qui dois-je m'adresser pour récupérer mes données ?
A votre ancien éditeur ou l’administrateur du logiciel. Formulez une demande claire par email, par exemple : export complet de vos données au titre du droit à la portabilité (article 20 du RGPD)
2. Quelles données puis-je récupérer ?
Toutes celles que vous avez fournies ou générées : fiches clients, historiques d’intervention, photos de chantier, documents techniques, équipements installés…
3. Sous quel format vais-je récupérer mes données ?
La plupart des éditeurs fournissent un export Excel ou CSV, simple à relire et à réimporter. Ces formats sont pleinement compatibles avec OpenFire.
4. Dois-je stocker les données de mon côté ?
Oui. Garder une copie complète est essentiel pour sécuriser vos archives et respecter vos obligations légales.
5. Quelles données dois-je garder en historique ?
Focalisez-vous sur les données utiles à votre activité : clients actifs, contrats, interventions récentes, devis et factures. Les archives plus anciennes peuvent être simplement stockées hors ligne.
Pour aller plus loin, découvrez notre article Données structurées : la clé pour un démarrage rapide sur OpenFire, et apprenez comment bien préparer vos fichiers avant import pour gagner du temps lors de la transition de logiciel.
Et si les données de mon ancien logiciel ne sont pas compatibles ?
C’est une question fréquente : et si mon ancien logiciel ne parle pas le même langage que le nouveau ? Rassurez-vous : la compatibilité n’est jamais un frein, simplement une étape à gérer avec méthode. Lorsqu’un client rejoint le logiciel de gestion OpenFire, le chef de projet analyse la structure des fichiers transmis (Excel, CSV, XML, etc.) et adapte l’import si nécessaire :
- Correspondance manuelle : rattachement d’un champ manquant à un équivalent (ex. commentaire, note).
- Adaptation personnalisée : ajustement des fichiers ou des modèles pour faciliter l’intégration.
- Exclusion contrôlée : données non essentielles écartées, mais conservées dans les fichiers d’origine.
Et si le client ne dispose pas de fichiers exploitables (PDF, papier…), une reprise manuelle peut être envisagée. Dans ce cas, OpenFire peut réajuster le budget pour permettre une conversion à la main par le chef de projet, garantissant une base de travail complète et cohérente dès le démarrage.
L'accompagnement OpenFire, la clé d'une transition de logiciel réussie
Vous l’aurez compris, chez OpenFire, changer de logiciel de gestion ne s’apparente pas seulement à un simple transfert de données. Il s’agit d’un réel accompagnement humain et méthodique.
Dès le kick-off, le chef de projet OpenFire identifie avec le client les données à reprendre (contacts, équipements, devis, factures, rendez-vous…). Il fournit les modèles d’import adaptés et reste disponible tout au long du processus pour aider, valider et ajuster.
Le déroulé type comprend :
- un import test sur échantillon pour vérifier la cohérence,
- une recette conjointe avec le client,
- un import final juste avant la mise en production pour garantir une base à jour.
Notre objectif : garantir une reprise des données fluide, maîtrisée et sans rupture d’activité. Grâce à cet accompagnement, les clients OpenFire ne repartent pas de zéro : ils reprennent la main sur leurs données et gagnent en efficacité dès les premiers jours d’utilisation.
Et une fois votre transfert de données effectué, place à la mise en route ! Consultez l'article Bien démarrer avec OpenFire : guide pratique du logiciel de gestion pour les métiers de l'énergie, afin de découvrir les fondamentaux et tirer le meilleur parti de votre nouvel outil.
Rejoindre OpenFire, c'est simple et sans rupture d'activité
Changer de logiciel peut faire hésiter. Peur de perdre ses données, de désorganiser son activité, ou de repartir de zéro. Pourtant, cette transition est souvent le point de départ d’une gestion plus claire et plus efficace.
Grâce au cadre du RGPD, vos données vous appartiennent.
Et avec l’accompagnement des chefs de projet OpenFire, le passage vers notre logiciel de gestion métier, conçu spécifiquement pour les professionnels de l’énergie se fait simplement, sans stress et sans rupture d’activité.
>> Demandez une démo gratuite et découvrez comment OpenFire vous aide à garder la maîtrise de vos données et à piloter votre entreprise en toute sérénité.
