Chaque année, les professionnels du CVC doivent déposer leur bilan des mouvements de fluides frigorigènes auprès de la plateforme Track Déchets, au plus tard le 30 janvier pour l’exercice écoulé.
Beaucoup pensent à tort qu’une fois l’année entamée, il est trop tard pour changer de logiciel.
Résultat : ils repoussent leur décision, restent sur un outil peu adapté, et s’exposent à des erreurs de suivi ou de déclaration.
Dans cet article, on fait le point sur :
- la réalité de vos obligations réglementaires,
- ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) faire en cours d’année,
- et comment OpenFire vous accompagne dans la prise en main rapide de la fonctionnalité “ gestion des fluides frigorigènes” de son logiciel de gestion métier — sans perte de données, sans rupture d’activité, et surtout sans stress.
Un calendrier réglementaire bien défini
Pour obtenir ou conserver son attestation de capacité fluide frigorigène, chaque entreprise doit déclarer son bilan annuel des fluides entre le 1er et le 31 janvier de chaque année. Ce bilan porte sur toutes les données de l’année civile précédente : achats, consommation, récupération et stocks restants.
A retenir
Passé le 31 janvier, si le bilan n’a pas été transmis, l’attestation de capacité fluide frigorigène est suspendue. Retrouvez toutes les informations réglementaires sur le site qualiclimafroid.com
Mais attention, ce bilan ne se limite pas aux formulaires CERFA 15497. Il repose sur la traçabilité complète de vos mouvements de fluides, qu’ils soient enregistrés via un CERFA ou directement dans votre système de suivi. L’objectif est clair : fournir un état précis des entrées, sorties et stocks de fluides sur toute l’année.
>> En savoir plus sur le règlement F-Gas et la déclaration CERFA 15497
Changer de logiciel de gestion en cours d’année, c’est possible (et autorisé)
Bonne nouvelle : rien dans la réglementation n’interdit un changement d’outil de gestion en cours d’exercice. Le tout est de préserver la continuité de la traçabilité.
Lorsqu’un professionnel du CVC bascule vers OpenFire en cours d’année civile, nous l’aidons à :
- Importer l’état du stock de fluides au 1e janvier (bilan de départ de l’année)
- Importer le stock à la date du changement d’outil
- Poursuivre sa gestion d’entreprise de manière “classique”
Ainsi, le logiciel dispose de toutes les données nécessaires pour calculer le bilan complet de l’année, sans rupture d’information ni perte d’historique.
En clair : changer de logiciel en cours d’année ne remet pas en cause votre conformité, à condition que la migration des données soit bien gérée.
>> Découvrez les obligations F-Gas pour les entreprises du CVC en 2025
Comment se passe la mise en route sur OpenFire ?
La configuration de la fonctionnalité “Gestion des fluides frigorigènes” sur OpenFire est rapide et progressive. Nos chefs de projet accompagnent les entreprises dans le paramétrage :
- des bouteilles et appareils de mesure,
- des modèles et rapports d’intervention,
- des questionnaires de conformité
Pour les besoins simples, une seule configuration de modèle d’intervention peut suffire pour démarrer. Le reste (ajout d’équipements, création de rapports complémentaires) peut se faire au fil de l’eau, sans bloquer l’exploitation.
Et pour les clients qui changent d’outil en fin d’année, OpenFire propose un accompagnement renforcé : aide à l’import des stocks existants, reprise de l’historique et paramétrage adapté selon le niveau de complexité du fichier transmis.
Qu’en est-il des bouteilles utilisées avant le changement d’outil de gestion ?
Pas d’inquiétude sur ce point non plus : les bouteilles déjà en circulation avant votre passage sur OpenFire peuvent être intégrées au suivi.
Notre objectif est de vous garantir une vision cohérente de votre stock global, en retraçant le statut des bouteilles (pleine, usagée, à recycler) et de leur historique d’utilisation, même si l’intervention d’origine a eu lieu avant le changement d’outil de gestion.
Avec OpenFire, poursuivez simplement votre activité
Chez OpenFire, nous accompagnons déjà plusieurs entreprises du CVC dans le déploiement de la fonctionnalité “Gestion des fluides frigorigènes”.
Les forces de OpenFire :
- un logiciel métier tout-en-un, qui centralise interventions, clients, stocks, fluides et documents,
- une migration de vos données, sans perte ni rupture d’activité,
- un chef de projet dédié pour vous aider à configurer, importer et sécuriser vos données,
- un support réactif et un centre d’aide pour vous guider à chaque étape.
En résumé
Changer de logiciel de gestion en cours d’année, c’est non seulement possible, mais souvent le meilleur moyen de repartir sur de bonnes bases. Avec OpenFire, vous gagnez en rigueur, en sérénité et en conformité — dès aujourd’hui, sans attendre janvier.
Pour aller plus loin :
- découvrez la fonctionnalité “Gestion des fluides frigorigènes”
- ou demandez une démo gratuite et personnalisée.
