La réforme de la facturation électronique soulève de nombreuses questions concrètes : choix de la Plateforme Agréée, réception des factures fournisseurs, rôle de OpenFire, articulation avec l’expert-comptable, coûts, délégation, annuaire national ou encore traitement des flux fournisseurs.
Cet article a vocation à répondre simplement aux principales questions que vous nous avez posées, notamment lors de nos échanges et webinaires consacrés à la facturation électronique.
Avant de répondre aux questions les plus fréquentes, faisons un rapide point sur les repères essentiels : ce que change la réforme, le rôle d’une Plateforme Agréée, notre vision chez OpenFire et le choix de SUPER PDP pour accompagner nos clients.
Avant de commencer, quelques repères utiles
Pour bien comprendre les réponses ci-dessous, voici les principales notions à connaître :
- E-invoicing : il s’agit de l’échange des factures électroniques entre entreprises françaises assujetties à la TVA, via des Plateformes Agréées. Les factures ne circulent plus simplement par email ou PDF libre, mais dans un format structuré et conforme.
- E-reporting : il correspond à la transmission à l’administration fiscale de certaines données de transactions qui ne relèvent pas du E-invoicing, par exemple certains flux B2C ou internationaux.
- Cycle de vie des factures : il permet de suivre les statuts d’une facture tout au long de son traitement : déposée, reçue, rejetée, acceptée, payée, etc. Ce suivi facilite le pilotage et la traçabilité des échanges.
- Annuaire national : il permet d’identifier automatiquement le point de réception officiel des factures pour chaque entreprise disposant d’un SIRET français. C’est dans cet annuaire qu’est déclarée la Plateforme Agréée choisie pour recevoir les factures fournisseurs.
- La Plateforme Agréée joue un rôle central dans ce nouveau dispositif : elle devient le point de passage officiel des factures électroniques, des statuts associés et des données transmises à l’administration fiscale.
Notre vision de la réforme de la facturation électronique
Chez OpenFire, nous sommes convaincus que la facturation électronique doit rester au plus proche du terrain. Une facture naît d’abord d’une intervention, d’une installation, d’un dépannage ou d’une action réalisée dans votre logiciel métier : elle ne doit donc pas devenir un flux à part, déconnecté de vos équipes et de vos usages.
C’est pourquoi OpenFire ne devient pas Plateforme Agréée, mais se positionne comme une solution compatible, capable de faire le lien entre vos données métier et la PA choisie.
➜ Dans cette logique, nous avons choisi SUPER PDP comme PA intégrée au parcours OpenFire : une solution simple, fluide et directement connectée à OpenFire, tout en préservant votre liberté de choix.
Voici les principales questions reçues de nos clients, avec nos réponses à date.
1. Comprendre le périmètre de la réforme de la facturation électronique
- Le dispositif concerne en priorité le réseau français de facturation électronique : l’annuaire national sert à identifier les points de réception des entreprises disposant d’un SIRET français.
- Pour les fournisseurs européens ou les transactions hors e-invoicing, les données relèvent plutôt du e-reporting selon les cas.
➜ L’important est donc de distinguer les flux B2B français, traités via les PA, et les flux hors périmètre E-invoicing, transmis via E-reporting.
Le critère principal à vérifier est son assujettissement à la TVA.
- Un micro-entrepreneur en franchise en base de TVA (qui facture avec la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI") reste juridiquement un assujetti à la TVA. Il entre donc pleinement dans le périmètre de la réforme. Seule exception réelle (non-assujettis), les particuliers (B2C), les associations non lucratives ou certines activités sectorielles totalement exonérées hors réforme (ex. : professions médicales).
- Pour les SCI
- assujetti à la TVA : concerné par la réforme
- non assujetti à la TVA : hors périmètre pour l'émission, peut être amener à recevoir des factures pour la réception
- Pour les coproriétés
- le statut : non-assujettis à la TVA (Hors Réforme pour l'Emission). Une copropriété n'a pas d'activité économique au sens fiscal : elle ne fait que répartir des charges entre ses membres.
- Pas d'obligation d'émission : un syndicat de copropriétaires n'émet jamais de factures électroniques et n'a aucune obligation d'e-reporting. Considérées comme des particuliers (B2C), aux yeux de la réforme, la copropriété est traitée exactement comme un particulier (grand public).
La réforme de la facturation électronique bouleverse la gestion des notes de frais. La note de frais en elle-même reste un document interne qui ne disparaît pas, mais la nature et le circuit du justificatif associé changent radicalement.
L'administration fiscale distingue désormais les dépenses selon la nature du justificatif et l'identité de l'acheteur.
On observe une séparation claire en deux circuits majeurs.
1. Le circuit « E-invoicing » : Pour les factures au nom de l'entreprise
- La règle : Dès lors qu'une dépense est engagée au nom et pour le compte de l'entreprise (et que le fournisseur est une entreprise française assujettie à la TVA), elle entre dans le circuit de l'e-invoicing.
- Le cas type : Une nuit d’hôtel ou une location de voiture importante où le salarié demande une facture établie au nom de sa société.
- Le flux : Le fournisseur doit obligatoirement transmettre la facture électronique via sa PA. Elle arrive directement dans le système de gestion de l’entreprise.
>> Le défi comptable va résider dans le rapprochement : l'entreprise va recevoir la facture d'un côté (par la PA) et la note de frais du salarié de l'autre (qui demande le remboursement de son avance). Il faudra donc rapprocher ces deux flux pour éviter les doublons et valider la déduction de la TVA.
2. Le circuit « E-reporting » : Pour les tickets de caisse et notes de restaurant
- La règle : Si le justificatif n'est pas nominatif au nom de l'entreprise, la transaction est assimilée à du B2C (vente à un particulier).
- Le cas type : Une note de restaurant, un ticket de parking, un billet de train ou un plein de carburant payé par le collaborateur.
- Le flux : Le commerçant remet un ticket classique au salarié. Le salarié remplit sa note de frais comme aujourd'hui (souvent en scannant le ticket).
- L'obligation de transmission : C'est ici que l'e-reporting intervient. Le fournisseur transmet à l'administration fiscale le récapitulatif global de ses ventes B2C (sans l'identité du salarié).
De son côté, pour récupérer la TVA sur ces petits justificatifs, l'entreprise devra s'assurer que son logiciel de notes de frais extrait et transmet correctement les données de TVA requises.
3. Le seuil critique des 150 € HT (Restauration)
Pour les repas d'affaires, l'administration applique une règle stricte basée sur les seuils :
- En dessous de 150 € HT : Le simple reçu de restaurant suffit pour justifier la note de frais et récupérer la TVA. Le restaurateur déclare cette vente via son e-reporting.
- Au-dessus de 150 € HT : pour que l'entreprise puisse déduire la TVA, le salarié doit impérativement demander au restaurateur d'émettre une facture électronique (e-invoice) au nom de l'entreprise.
Si le salarié se contente d'un ticket de caisse classique pour un repas à 200 €, l'entreprise pourra lui rembourser la note de frais, mais la TVA ne sera pas récupérable.
Cela dépend de votre organisation.
- Si vous gérez votre comptabilité dans OpenFire, le suivi et la préparation de la déclaration restent dans votre organisation.
- Si votre comptabilité est externalisée, votre expert-comptable conserve son rôle habituel.
Avec la réforme, certaines données seront transmises à l’administration fiscale via le E-reporting. Ces données pourront permettre à l’État de préremplir une partie des déclarations, sur la base des informations collectées.
Cela ne remplace pas pour autant votre organisation comptable actuelle : il restera nécessaire de contrôler, valider et déclarer selon vos processus habituels.
2. Choisir sa Plateforme Agréée (PA) : OpenFire & SUPER PDP ou une autre PA
Pour nous, le bon choix de PA est celui qui reste le plus proche du flux métier réellement piloté.
Si vos factures clients sont émises depuis OpenFire, le choix naturel est la PA intégrée au parcours OpenFire, c'est-à-dire SUPER PDP.
Pour la réception des factures fournisseurs :
- Si la comptabilité fournisseur est gérée dans OpenFire : privilégiez SUPER PDP
- Si elle est principalement gérée par votre expert-comptable : il peut être plus simple de choisir la PA de son outil.
C'est tout à fait exact.
Les flux clients et fournisseurs peuvent être organisés différemment selon vos besoins. Vous pouvez utiliser SUPER PDP dans le parcours OpenFire pour l’émission et le e-reporting, tout en choisissant la PA de votre expert-comptable pour la réception des factures fournisseurs si c’est le flux le plus naturel pour votre organisation.
Oui, vous avez le choix.
Vous pouvez choisir SUPER PDP pour l’émission et la réception si vous souhaitez centraliser vos flux dans OpenFire.
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Toutefois, le bon choix de PA doit rester aligné avec l’outil qui porte réellement le flux métier : si la comptabilité fournisseur reste principalement gérée dans l’outil de votre comptable, sa PA peut être plus adaptée pour la réception.
Vous pouvez tout-à-fait choisir SUPER PDP dans le parcours OpenFire pour l’émission et la réception.
Toutefois, si vos factures fournisseurs sont réellement traitées dans un autre logiciel, il faut vérifier quel choix évite le plus les ruptures de flux.
Nous vous recommandons toujours une règle de décision, à savoir : choisir la PA la plus proche de l’outil qui porte réellement votre gestion opérationnelle et comptable.
Oui.
La réforme repose sur un principe d’interopérabilité et de liberté de choix : vous devez pouvoir choisir, faire évoluer ou changer de PA sans remettre en cause votre logiciel métier.
Les modalités pratiques dépendront ensuite du paramétrage et des conditions propres à la PA utilisée.
Le principe de la réforme est de préserver votre liberté de choix et d’éviter l’enfermement technologique. Vous pouvez donc faire évoluer votre choix de PA.
Les délais ou modalités pratiques dépendront toutefois des conditions contractuelles de la PA concernée et du paramétrage nécessaire dans vos outils.
3. SUPER PDP : délégation, accès et rôle d’OpenFire
- Avec délégation à OpenFire : vous autorisez OpenFire à gérer la connexion et l’intégration avec SUPER PDP pour vous, ce qui permet une gestion centralisée depuis OpenFire et un service inclus dans votre abonnement OpenFire.
- Sans délégation à OpenFire : vous utilisez SUPER PDP directement, avec les conditions tarifaires de SUPER PDP qui s’appliquent.
Déléguer votre compte SUPER PDP à OpenFire signifie que vous autorisez OpenFire à gérer pour vous l’intégration avec SUPER PDP : connexion, paramétrage, suivi des flux et accompagnement si besoin.
Cette délégation ne vous retire pas l’accès à votre compte SUPER PDP.
Vous conservez bien la main sur votre compte et pourrez vous y connecter pour consulter vos informations, effectuer les modifications nécessaires ou donner accès à votre expert-comptable si besoin.
La délégation donne à OpenFire l’autorisation technique nécessaire pour connecter votre compte SUPER PDP à OpenFire et faire fonctionner le parcours intégré : accès depuis OpenFire, transmission des flux, remontée des factures et suivi des statuts.
- Elle ne signifie pas qu’OpenFire réalise l’onboarding à votre place : l’enregistrement et la validation du compte SUPER PDP restent bien à faire par le client.
- En revanche, une fois la délégation autorisée, OpenFire peut proposer une route technique simple et centralisée avec SUPER PDP, et prendre en charge le coût de SUPER PDP dans le cadre de votre abonnement OpenFire.
La délégation donne à OpenFire un accès aux informations nécessaires pour assurer la connexion, le suivi des flux et l’accompagnement sur SUPER PDP. Ces informations restent strictement utilisées dans ce cadre.
➜ OpenFire s’engage à ne pas les divulguer ni les utiliser en dehors du service rendu.
OpenFire a fait le choix de rester au plus proche du terrain et de simplifier la transition induite par la réforme de la facturation électronique pour ses clients.
À ce titre, la PA SUPER PDP est intégrée au parcours OpenFire afin d’éviter les ruptures de flux, les ressaisies et les détours techniques. Avec délégation, ce service est inclus dans l’abonnement OpenFire pour rendre le choix simple et cohérent avec l’usage métier proposé.
Les données de la PA SUPER PDP sont stockées en France.
C’était un critère important dans le choix de OpenFire : nous avons retenu une PA capable de répondre aux exigences de sécurité, de conformité et de maîtrise de l’hébergement des données.
Oui. En tant que Plateforme Agréée, SUPER PDP doit répondre aux exigences réglementaires liées à la conservation, à la sécurisation et à l’archivage des documents de facturation. Elle peut donc assurer ce rôle de conservation des factures dans le cadre prévu par la réforme.
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Les modalités précises d’archivage, notamment la durée de conservation et les conditions d’accès aux documents, relèvent des engagements et conditions de service de SUPER PDP.
4. Onboarding, annuaire national et déclaration de la PA
La déclaration se fera nativement dans le cadre du parcours d’onboarding prévu par OpenFire.
L’objectif est de déclarer SUPER PDP comme votre plateforme de réception dans l’annuaire national, afin que vos fournisseurs sachent automatiquement où vous adresser leurs factures.
Le parcours OpenFire prévoit une phase d’enregistrement et de synchronisation avec l’annuaire national à partir du 20/07/2026.
L’objectif est de vous guider dans la déclaration de SUPER PDP comme plateforme de réception.
Les consignes opérationnelles seront précisées dans l’onboarding et la documentation OpenFire afin que vous soyez prêts dans les délais réglementaires. Ces éléments vous seront partagés le moment venu.
La délégation se fait pendant le parcours d’onboarding. Ce parcours comprend notamment
- la création du compte SUPER PDP ;
- la validation de la délégation OpenFire ;
- la vérification de l’identité du représentant légal ;
- et la déclaration dans l’annuaire national.
L’identifiant d’adressage n’est pas une adresse e-mail. Le principe de la réforme est que vos fournisseurs retrouvent automatiquement votre point de réception officiel via l’annuaire national, à partir de vos informations d’identification.
Si vous choisissez SUPER PDP comme plateforme de réception, cet adressage sera géré dans le parcours d’enregistrement.
Chaque entité doit être identifiée avec ses propres informations, notamment SIREN/SIRET. L’annuaire national permet de définir le point de réception associé à chaque entité ou établissement.
Si vous avez plusieurs entités, il faudra donc prévoir un enregistrement et un paramétrage cohérents pour chacune d’elles.
Non, le principe n’est pas celui d’une boîte mail.
La réception repose sur l’annuaire national et l’identification du point de réception associé à votre SIRET. Les factures sont routées entre plateformes agréées, puis mises à disposition dans l’outil prévu.
Une fois SUPER PDP déclarée comme votre plateforme de réception dans l’annuaire national, vos fournisseurs pourront adresser leurs factures via leur propre PA. Les factures seront ensuite reçues via SUPER PDP et mises à disposition dans OpenFire selon le parcours intégré prévu.
Il ne s’agit pas d’un envoi par e-mail classique.
5. Réception et traitement des factures fournisseurs dans OpenFire
Je saisis les factures fournisseurs à la main dans OpenFire. Après l’activation de la facture électronique, les factures vont-elles s’importer automatiquement dans OpenFire ?
Si vous choisissez la réception via SUPER PDP dans le parcours OpenFire, les factures fournisseurs ont vocation à être reçues et téléchargées directement dans OpenFire, avec le suivi des statuts.
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Les modalités exactes selon les versions d’OpenFire seront précisées dans la documentation de notre centre d'aide.
Vous pouvez tout à fait continuer à travailler comme vous faites aujourd'hui. Si vous transmettez vos factures à votre expert-comptable, vous continuez ou vous lui donnez un accès à votre compte SUPER PDP pour qu'il puisse venir les récupérer
Vous pouvez préparer ce changement en mettant à jour vos fiches fournisseurs dans OpenFire : SIREN/SIRET, TVA intracommunautaire, pays, modes de paiement, contacts et adresses de réception.
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Si vous souhaitez rapatrier la gestion fournisseur dans OpenFire, rapprochez-vous de votre interlocuteur OpenFire ou du support pour organiser le déploiement.
- Les factures fournisseurs pourront être reçues et téléchargées dans OpenFire avec un suivi des statuts.
- Le rapprochement détaillé avec une commande fournisseur déjà créée dans OpenFire relève du fonctionnement opérationnel du logiciel et sera précisé dans la documentation de déploiement.
- L’objectif est de limiter les ressaisies et les ruptures de flux.
La facture reçue via la PA contient des données structurées, et OpenFire prévoit le téléchargement des factures directement dans l’outil.
Selon le format transmis par le fournisseur, vous disposerez des informations nécessaires au traitement et au suivi dans OpenFire.
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Les modalités exactes d’affichage seront précisées dans la documentation produit.
Oui, l’intégration vise à faciliter la réception et le traitement, mais le contrôle comptable reste nécessaire.
Si une imputation est incorrecte, elle devra pouvoir être corrigée dans le processus de validation ou de traitement comptable prévu dans OpenFire.
6. Synthèse des coûts
Oui, si vous souhaitez connecter OpenFire à une autre PA que SUPER PDP, cela relève de l’option “Multi-PA premium”, facturée 50 € HT / mois.
Cette option couvre le paramétrage spécifique, le déploiement initial et la maintenance évolutive du connecteur. Les frais propres à la PA choisie restent, eux, à la charge du client.
- Il n’y a pas de surcoût OpenFire si la réception est entièrement gérée par la PA de votre expert-comptable et que OpenFire n’a pas à connecter ni récupérer ces flux.
- En revanche, si vous demandez à OpenFire de se connecter à une autre PA que celle sélectionnée, à savoir SUPER PDP, pour intégrer les données dans OpenFire, cela relève de l’option “Multi-PA premium” et du tarif de 50€ HT/mois.
Le parcours standard OpenFire est conçu autour de SUPER PDP, avec une connexion native.
Si vous souhaitez utiliser une autre PA, OpenFire prévoit une adaptation à la demande via l’option “Multi-PA premium”, afin de connecter OpenFire à la PA de votre choix lorsque cela est compatible AFNOR, respectant le cadre d’interopérabilité. Il existe environ 150 PA disponibles sur le marché.
Pour conclure
La réforme de la facturation électronique va transformer progressivement les habitudes de facturation, de réception et de suivi des factures. Notre objectif est de vous accompagner simplement dans cette transition, en gardant une approche concrète, adaptée à vos usages et à votre organisation.
Cet article sera mis à jour régulièrement avec les nouvelles questions reçues, les précisions réglementaires et les évolutions fonctionnelles de OpenFire.
Vous êtes clients OpenFire et avez une question qui n’apparaît pas encore dans cette FAQ ? N’hésitez pas à contacter directement notre service support par mail : support@openfire.fr.
