La réforme de la facturation électronique soulève de nombreuses questions concrètes : choix de la Plateforme Agréée, réception des factures fournisseurs, rôle de OpenFire, articulation avec l’expert-comptable, coûts, délégation, annuaire national ou encore traitement des flux fournisseurs.
Cet article a vocation à répondre simplement aux principales questions que vous nous avez posées, notamment lors de nos échanges et webinaires consacrés à la facturation électronique.
Avant de répondre aux questions les plus fréquentes, faisons un rapide point sur les repères essentiels : ce que change la réforme, le rôle d’une Plateforme Agréée, notre vision chez OpenFire et le choix de SUPER PDP pour accompagner nos clients.
Avant de commencer, quelques repères utiles
Pour bien comprendre les réponses ci-dessous, voici les principales notions à connaître :
- E-invoicing : il s’agit de l’échange des factures électroniques entre entreprises françaises assujetties à la TVA, via des Plateformes Agréées. Les factures ne circulent plus simplement par email ou PDF libre, mais dans un format structuré et conforme.
- E-reporting : il correspond à la transmission à l’administration fiscale de certaines données de transactions qui ne relèvent pas du E-invoicing, par exemple certains flux B2C ou internationaux.
- Cycle de vie des factures : il permet de suivre les statuts d’une facture tout au long de son traitement : déposée, reçue, rejetée, acceptée, payée, etc. Ce suivi facilite le pilotage et la traçabilité des échanges.
- Annuaire national : il permet d’identifier automatiquement le point de réception officiel des factures pour chaque entreprise disposant d’un SIRET français. C’est dans cet annuaire qu’est déclarée la Plateforme Agréée choisie pour recevoir les factures fournisseurs.
- La Plateforme Agréée joue un rôle central dans ce nouveau dispositif : elle devient le point de passage officiel des factures électroniques, des statuts associés et des données transmises à l’administration fiscale.
Notre vision de la réforme de la facturation électronique
Chez OpenFire, nous sommes convaincus que la facturation électronique doit rester au plus proche du terrain. Une facture naît d’abord d’une intervention, d’une installation, d’un dépannage ou d’une action réalisée dans votre logiciel métier : elle ne doit donc pas devenir un flux à part, déconnecté de vos équipes et de vos usages.
C’est pourquoi OpenFire ne devient pas Plateforme Agréée, mais se positionne comme une solution compatible, capable de faire le lien entre vos données métier et la PA choisie.
➜ Dans cette logique, nous avons choisi SUPER PDP comme PA intégrée au parcours OpenFire : une solution simple, fluide et directement connectée à OpenFire, tout en préservant votre liberté de choix.
Voici les principales questions reçues de nos clients, avec nos réponses à date.
1. Comprendre le périmètre de la réforme de la facturation électronique
- Le dispositif concerne en priorité le réseau français de facturation électronique : l’annuaire national sert à identifier les points de réception des entreprises disposant d’un SIRET français.
- Pour les fournisseurs européens ou les transactions hors e-invoicing, les données relèvent plutôt du e-reporting selon les cas.
➜ L’important est donc de distinguer les flux B2B français, traités via les PA, et les flux hors périmètre E-invoicing, transmis via E-reporting.
Le critère principal à vérifier est son assujettissement à la TVA.
- Un micro-entrepreneur en franchise en base de TVA (qui facture avec la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI") reste juridiquement un assujetti à la TVA. Il entre donc pleinement dans le périmètre de la réforme. Seule exception réelle (non-assujettis), les particuliers (B2C), les associations non lucratives ou certines activités sectorielles totalement exonérées hors réforme (ex. : professions médicales).
- Pour les SCI
- assujetti à la TVA : concerné par la réforme
- non assujetti à la TVA : hors périmètre pour l'émission, peut être amener à recevoir des factures pour la réception
- Pour les coproriétés
- le statut : non-assujettis à la TVA (Hors Réforme pour l'Emission). Une copropriété n'a pas d'activité économique au sens fiscal : elle ne fait que répartir des charges entre ses membres.
- Pas d'obligation d'émission : un syndicat de copropriétaires n'émet jamais de factures électroniques et n'a aucune obligation d'e-reporting. Considérées comme des particuliers (B2C), aux yeux de la réforme, la copropriété est traitée exactement comme un particulier (grand public).
La réforme de la facturation électronique bouleverse la gestion des notes de frais. La note de frais en elle-même reste un document interne qui ne disparaît pas, mais la nature et le circuit du justificatif associé changent radicalement.
L'administration fiscale distingue désormais les dépenses selon la nature du justificatif et l'identité de l'acheteur.
On observe une séparation claire en deux circuits majeurs.
1. Le circuit « E-invoicing » : Pour les factures au nom de l'entreprise
- La règle : Dès lors qu'une dépense est engagée au nom et pour le compte de l'entreprise (et que le fournisseur est une entreprise française assujettie à la TVA), elle entre dans le circuit de l'e-invoicing.
- Le cas type : Une nuit d’hôtel ou une location de voiture importante où le salarié demande une facture établie au nom de sa société.
- Le flux : Le fournisseur doit obligatoirement transmettre la facture électronique via sa PA. Elle arrive directement dans le système de gestion de l’entreprise.
>> Le défi comptable va résider dans le rapprochement : l'entreprise va recevoir la facture d'un côté (par la PA) et la note de frais du salarié de l'autre (qui demande le remboursement de son avance). Il faudra donc rapprocher ces deux flux pour éviter les doublons et valider la déduction de la TVA.
2. Le circuit « E-reporting » : Pour les tickets de caisse et notes de restaurant
- La règle : Si le justificatif n'est pas nominatif au nom de l'entreprise, la transaction est assimilée à du B2C (vente à un particulier).
- Le cas type : Une note de restaurant, un ticket de parking, un billet de train ou un plein de carburant payé par le collaborateur.
- Le flux : Le commerçant remet un ticket classique au salarié. Le salarié remplit sa note de frais comme aujourd'hui (souvent en scannant le ticket).
- L'obligation de transmission : C'est ici que l'e-reporting intervient. Le fournisseur transmet à l'administration fiscale le récapitulatif global de ses ventes B2C (sans l'identité du salarié).
De son côté, pour récupérer la TVA sur ces petits justificatifs, l'entreprise devra s'assurer que son logiciel de notes de frais extrait et transmet correctement les données de TVA requises.
3. Le seuil critique des 150 € HT (Restauration)
Pour les repas d'affaires, l'administration applique une règle stricte basée sur les seuils :
- En dessous de 150 € HT : Le simple reçu de restaurant suffit pour justifier la note de frais et récupérer la TVA. Le restaurateur déclare cette vente via son e-reporting.
- Au-dessus de 150 € HT : pour que l'entreprise puisse déduire la TVA, le salarié doit impérativement demander au restaurateur d'émettre une facture électronique (e-invoice) au nom de l'entreprise.
Si le salarié se contente d'un ticket de caisse classique pour un repas à 200 €, l'entreprise pourra lui rembourser la note de frais, mais la TVA ne sera pas récupérable.
Cela dépend de votre organisation.
- Si vous gérez votre comptabilité dans OpenFire, le suivi et la préparation de la déclaration restent dans votre organisation.
- Si votre comptabilité est externalisée, votre expert-comptable conserve son rôle habituel.
Avec la réforme, certaines données seront transmises à l’administration fiscale via le E-reporting. Ces données pourront permettre à l’État de préremplir une partie des déclarations, sur la base des informations collectées.
Cela ne remplace pas pour autant votre organisation comptable actuelle : il restera nécessaire de contrôler, valider et déclarer selon vos processus habituels.
Non, le principe ne change pas pour vos factures à destination du secteur public : Chorus Pro reste le canal de référence pour ces flux.
Avec la réforme, Chorus Pro devra s’intégrer au réseau des Plateformes Agréées afin de communiquer avec les autres plateformes. Côté OpenFire, les échanges passeront par SUPER PDP, notre PA partenaire, qui est conçue pour fonctionner avec l’ensemble des PA compatibles. Dès que les interconnexions avec Chorus Pro seront pleinement opérationnelles, les flux pourront donc circuler via ce réseau.
Tout dépend du client facturé.
- Pour un client professionnel français, la facture devra suivre le circuit de facturation électronique : format structuré et transmission via une Plateforme Agréée.
- Pour un particulier, comme c’est souvent le cas pour une prestation de ramonage, la facture relèvera plutôt de l’e-reporting : seules certaines données seront transmises à l’administration, notamment les montants, la TVA et, selon les cas, les données d’encaissement.
Le point d’attention avec un facturier est donc de s’assurer que les données nécessaires, notamment la TVA et les encaissements, sont bien collectées et exploitables. Si la facture est créée dans OpenFire, ces données pourront être préparées et orientées vers le bon circuit via SUPER PDP. Si un facturier externe est utilisé, il faudra vérifier qu’il permet bien de récupérer les informations nécessaires à la conformité.
Non, un fournisseur non établi en France n’est en principe pas soumis à l’obligation française de facturation électronique.
Ses factures continueront à être reçues et traitées par les canaux habituels. Selon la nature de l’opération, l’entreprise française devra toutefois transmettre les données correspondantes au titre du e-reporting via sa Plateforme Agréée. (source : impots.gouv)
Une facture déjà émise et transmise ne doit pas être directement modifiée ou supprimée.
Comme aujourd’hui, la correction devra généralement être réalisée en émettant un avoir faisant référence à la facture initiale, puis, si nécessaire, une nouvelle facture corrigée. Ces documents suivront eux aussi le circuit de facturation électronique via la Plateforme Agréée.
2. Choisir sa Plateforme Agréée (PA) : OpenFire & SUPER PDP ou une autre PA
Pour nous, le bon choix de PA est celui qui reste le plus proche du flux métier réellement piloté.
Si vos factures clients sont émises depuis OpenFire, le choix naturel est la PA intégrée au parcours OpenFire, c'est-à-dire SUPER PDP.
Pour la réception des factures fournisseurs :
- Si la comptabilité fournisseur est gérée dans OpenFire : privilégiez SUPER PDP
- Si elle est principalement gérée par votre expert-comptable : il peut être plus simple de choisir la PA de son outil.
C'est tout à fait exact.
Les flux clients et fournisseurs peuvent être organisés différemment selon vos besoins. Vous pouvez utiliser SUPER PDP dans le parcours OpenFire pour l’émission et le e-reporting, tout en choisissant la PA de votre expert-comptable pour la réception des factures fournisseurs si c’est le flux le plus naturel pour votre organisation.
Oui, vous avez le choix.
Vous pouvez choisir SUPER PDP pour l’émission et la réception si vous souhaitez centraliser vos flux dans OpenFire.
➜
Toutefois, le bon choix de PA doit rester aligné avec l’outil qui porte réellement le flux métier : si la comptabilité fournisseur reste principalement gérée dans l’outil de votre comptable, sa PA peut être plus adaptée pour la réception.
Vous pouvez tout-à-fait choisir SUPER PDP dans le parcours OpenFire pour l’émission et la réception.
Toutefois, si vos factures fournisseurs sont réellement traitées dans un autre logiciel, il faut vérifier quel choix évite le plus les ruptures de flux.
Nous vous recommandons toujours une règle de décision, à savoir : choisir la PA la plus proche de l’outil qui porte réellement votre gestion opérationnelle et comptable.
Oui.
La réforme repose sur un principe d’interopérabilité et de liberté de choix : vous devez pouvoir choisir, faire évoluer ou changer de PA sans remettre en cause votre logiciel métier.
Les modalités pratiques dépendront ensuite du paramétrage et des conditions propres à la PA utilisée.
Le principe de la réforme est de préserver votre liberté de choix et d’éviter l’enfermement technologique. Vous pouvez donc faire évoluer votre choix de PA.
Les délais ou modalités pratiques dépendront toutefois des conditions contractuelles de la PA concernée et du paramétrage nécessaire dans vos outils.
À ce stade, il faut privilégier une seule PA de réception par base OpenFire, même si plusieurs sociétés sont présentes dans cette même base.
Concrètement, si deux sociétés sont gérées dans le même environnement OpenFire, elles devront être rattachées à la même PA de réception pour les factures fournisseurs intégrées dans OpenFire. Même si la réforme permet plusieurs organisations de flux et repose sur l’interopérabilité entre PA, côté OpenFire, le fonctionnement le plus fiable et le plus cohérent est de conserver une logique 1 base = 1 PA de réception.
Cela permet d’éviter les ruptures de flux, les paramétrages complexes et les risques d’erreur dans le traitement des factures entrantes.
Si une organisation avec plusieurs PA de réception est indispensable, il faudra l’étudier au cas par cas avec les équipes OpenFire.
Oui.
Même si l’obligation d’émission pour les PME/TPE démarre en septembre 2027, il sera possible d’anticiper.
À partir du moment où votre activation via OpenFire et SUPER PDP est réalisée, vous pourrez techniquement émettre des factures électroniques avant l’échéance obligatoire.
L’objectif est justement de permettre une transition progressive : être prêt à recevoir dès septembre 2026, puis commencer à émettre dès que votre organisation est prête.
Toutes les Plateformes Agréées doivent respecter un socle commun d’exigences fixé par l’administration, notamment en matière de conformité fiscale, de sécurité des infrastructures et des données, ainsi que d’interopérabilité.
Cela ne signifie pas pour autant qu’elles proposent toutes exactement le même niveau de service, les mêmes certifications, les mêmes conditions d’hébergement, la même politique de sauvegarde ou les mêmes fonctionnalités.
Avant tout choix, il est donc recommandé de vérifier le statut exact de la plateforme sur cette liste officielle (https://www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees)
Oui.
Le parcours "classique" proposé par OpenFire repose toutefois sur SUPER PDP et sa connexion native. L’utilisation d’une autre plateforme devra être vérifiée techniquement et pourra nécessiter l’option Multi-PA premium à 50 € HT par mois, en plus des frais éventuels de la plateforme choisie.
Il faut d’abord déterminer pour quels flux cette plateforme a été choisie.
- Si elle est uniquement utilisée pour recevoir les factures fournisseurs, vous pourrez continuer à émettre vos factures clients depuis OpenFire par l’intermédiaire de SUPER PDP. La réglementation autorise l’utilisation de plateformes différentes pour l’émission et la réception.
- Si vous souhaitez également utiliser la plateforme de votre cabinet pour l’émission, OpenFire devra être connecté à cette plateforme afin de lui transmettre les factures créées dans le logiciel. Cette connexion devra être étudiée avec les équipes OpenFire pour vérifier sa compatibilité technique et son interopérabilité.
- Dans ce second cas, l’option Multi-PA premium, facturée 50 € HT par mois, pourra s’appliquer. Les frais propres à la plateforme choisie avec votre cabinet resteront également à votre charge.
- Dans ce second cas, l’option Multi-PA premium, facturée 50 € HT par mois, pourra s’appliquer. Les frais propres à la plateforme choisie avec votre cabinet resteront également à votre charge.
3. SUPER PDP : délégation, accès et rôle de OpenFire
- Avec délégation à OpenFire : vous autorisez OpenFire à gérer la connexion et l’intégration avec SUPER PDP pour vous, ce qui permet une gestion centralisée depuis OpenFire et un service inclus dans votre abonnement OpenFire.
- Sans délégation à OpenFire : vous utilisez SUPER PDP directement, avec les conditions tarifaires de SUPER PDP qui s’appliquent.
Déléguer votre compte SUPER PDP à OpenFire signifie que vous autorisez OpenFire à gérer pour vous l’intégration avec SUPER PDP : connexion, paramétrage, suivi des flux et accompagnement si besoin.
Cette délégation ne vous retire pas l’accès à votre compte SUPER PDP.
Vous conservez bien la main sur votre compte et pourrez vous y connecter pour consulter vos informations, effectuer les modifications nécessaires ou donner accès à votre expert-comptable si besoin.
La délégation donne à OpenFire l’autorisation technique nécessaire pour connecter votre compte SUPER PDP à OpenFire et faire fonctionner le parcours intégré : accès depuis OpenFire, transmission des flux, remontée des factures et suivi des statuts.
- Elle ne signifie pas qu’OpenFire réalise l’onboarding à votre place : l’enregistrement et la validation du compte SUPER PDP restent bien à faire par le client.
- En revanche, une fois la délégation autorisée, OpenFire peut proposer une route technique simple et centralisée avec SUPER PDP, et prendre en charge le coût de SUPER PDP dans le cadre de votre abonnement OpenFire.
La délégation donne à OpenFire un accès aux informations nécessaires pour assurer la connexion, le suivi des flux et l’accompagnement sur SUPER PDP. Ces informations restent strictement utilisées dans ce cadre.
➜ OpenFire s’engage à ne pas les divulguer ni les utiliser en dehors du service rendu.
OpenFire a fait le choix de rester au plus proche du terrain et de simplifier la transition induite par la réforme de la facturation électronique pour ses clients.
À ce titre, la PA SUPER PDP est intégrée au parcours OpenFire afin d’éviter les ruptures de flux, les ressaisies et les détours techniques. Avec délégation, ce service est inclus dans l’abonnement OpenFire pour rendre le choix simple et cohérent avec l’usage métier proposé.
Les données de la PA SUPER PDP sont stockées en France.
C’était un critère important dans le choix de OpenFire : nous avons retenu une PA capable de répondre aux exigences de sécurité, de conformité et de maîtrise de l’hébergement des données.
Oui. En tant que Plateforme Agréée, SUPER PDP doit répondre aux exigences réglementaires liées à la conservation, à la sécurisation et à l’archivage des documents de facturation. Elle peut donc assurer ce rôle de conservation des factures dans le cadre prévu par la réforme.
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Les modalités précises d’archivage, notamment la durée de conservation et les conditions d’accès aux documents, relèvent des engagements et conditions de service de SUPER PDP.
Non, l’accès à la facturation électronique via OpenFire ne nécessite pas de passer en mode Expert, ni même de changer de plan tarifaire.
La réforme et sa gestion seront accessibles sur toutes les versions de OpenFire, dès le premier plan tarifaire Basique. L’objectif est que chaque client puisse être accompagné dans sa mise en conformité, quel que soit son niveau d’abonnement. La facturation électronique est une obligation réglementaire : elle doit donc pouvoir être gérée simplement, directement depuis OpenFire.
La délégation se fera directement depuis OpenFire, dans le parcours d’enregistrement prévu pour la facturation électronique.
Concrètement, vous serez guidé étape par étape pour confirmer votre société, choisir SUPER PDP comme Plateforme Agréée via OpenFire et autoriser la délégation.
Cette autorisation se fera simplement via une case à cocher dans le parcours d’enregistrement. Vous n’aurez donc pas de démarche technique à réaliser vous-même auprès de SUPER PDP : tout sera intégré dans OpenFire, avec votre validation.
Oui. L’accès à SUPER PDP via OpenFire sera disponible sur les versions OpenFire 10 et OpenFire 16.
La gestion de la facturation électronique sera donc accessible sur ces deux versions, avec les fonctionnalités prévues autour de SUPER PDP.
4. Onboarding, annuaire national et déclaration de la PA
La déclaration se fera nativement dans le cadre du parcours d’onboarding prévu par OpenFire.
L’objectif est de déclarer SUPER PDP comme votre plateforme de réception dans l’annuaire national, afin que vos fournisseurs sachent automatiquement où vous adresser leurs factures.
Le parcours OpenFire prévoit une phase d’enregistrement et de synchronisation avec l’annuaire national à partir du 20/07/2026.
L’objectif est de vous guider dans la déclaration de SUPER PDP comme plateforme de réception.
Les consignes opérationnelles seront précisées dans l’onboarding et la documentation OpenFire afin que vous soyez prêts dans les délais réglementaires. Ces éléments vous seront partagés le moment venu.
La délégation se fait pendant le parcours d’onboarding. Ce parcours comprend notamment
- la création du compte SUPER PDP ;
- la validation de la délégation OpenFire ;
- la vérification de l’identité du représentant légal ;
- et la déclaration dans l’annuaire national.
L’identifiant d’adressage n’est pas une adresse e-mail. Le principe de la réforme est que vos fournisseurs retrouvent automatiquement votre point de réception officiel via l’annuaire national, à partir de vos informations d’identification.
Si vous choisissez SUPER PDP comme plateforme de réception, cet adressage sera géré dans le parcours d’enregistrement.
Chaque entité doit être identifiée avec ses propres informations, notamment SIREN/SIRET. L’annuaire national permet de définir le point de réception associé à chaque entité ou établissement.
Si vous avez plusieurs entités, il faudra donc prévoir un enregistrement et un paramétrage cohérents pour chacune d’elles.
Non, le principe n’est pas celui d’une boîte mail.
La réception repose sur l’annuaire national et l’identification du point de réception associé à votre SIRET. Les factures sont routées entre plateformes agréées, puis mises à disposition dans l’outil prévu.
Une fois SUPER PDP déclarée comme votre plateforme de réception dans l’annuaire national, vos fournisseurs pourront adresser leurs factures via leur propre PA. Les factures seront ensuite reçues via SUPER PDP et mises à disposition dans OpenFire selon le parcours intégré prévu.
Il ne s’agit pas d’un envoi par e-mail classique.
Non, vous n’aurez pas à réaliser une inscription séparée directement auprès de SUPER PDP.
L’enregistrement se fera depuis OpenFire, dans le cadre du parcours d’activation prévu. Vous serez guidé étape par étape pour autoriser la délégation, déclarer SUPER PDP comme votre Plateforme Agréée, puis synchroniser les informations nécessaires avec l’annuaire national.
L’objectif est que cette étape administrative reste simple et intégrée dans OpenFire, sans démarche technique supplémentaire de votre côté.
Oui.
Les informations d’adressage et la Plateforme Agréée pourront être modifiées en cas d’évolution de l’entreprise. L’annuaire s’appuie principalement sur le SIREN, le SIRET et les données de routage, et non sur une simple adresse email.
Le parcours associé à SUPER PDP est détaillé dans notre centre de documentation.
Si vous choisissez SUPER PDP en délégation, votre décision sera enregistrée directement dans le parcours d’activation proposé dans OpenFire. Vous serez guidé pour :
- confirmer les informations de votre entreprise ;
- autoriser la délégation à OpenFire ;
- créer ou activer votre accès ;
- synchroniser les informations nécessaires avec l’annuaire national.
Vous n’aurez donc pas à effectuer une inscription indépendante auprès de SUPER PDP ni à envoyer une confirmation séparée à OpenFire.
Si vous choisissez une autre Plateforme Agréée, nous vous invitons à en informer votre interlocuteur OpenFire ou le support à support@openfire.fr, en précisant la plateforme retenue et les flux concernés : émission, réception et/ou e-reporting.
OpenFire interrogera l’annuaire national à partir du SIREN ou du SIRET du client.
Si aucun point de réception n’est identifié, les informations du client devront être vérifiées avant l’envoi.
Pour les clients hors périmètre de la facturation électronique, la facture suivra le circuit habituel, avec e-reporting lorsque nécessaire.
5. Réception et traitement des factures fournisseurs dans OpenFire
Je saisis les factures fournisseurs à la main dans OpenFire. Après l’activation de la facture électronique, les factures vont-elles s’importer automatiquement dans OpenFire ?
Si vous choisissez la réception via SUPER PDP dans le parcours OpenFire, les factures fournisseurs ont vocation à être reçues et téléchargées directement dans OpenFire, avec le suivi des statuts.
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Les modalités exactes selon les versions d’OpenFire seront précisées dans la documentation de notre centre d'aide.
Vous pouvez tout à fait continuer à travailler comme vous faites aujourd'hui. Si vous transmettez vos factures à votre expert-comptable, vous continuez ou vous lui donnez un accès à votre compte SUPER PDP pour qu'il puisse venir les récupérer
Vous pouvez préparer ce changement en mettant à jour vos fiches fournisseurs dans OpenFire : SIREN/SIRET, TVA intracommunautaire, pays, modes de paiement, contacts et adresses de réception.
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Si vous souhaitez rapatrier la gestion fournisseur dans OpenFire, rapprochez-vous de votre interlocuteur OpenFire ou du support pour organiser le déploiement.
- Les factures fournisseurs pourront être reçues et téléchargées dans OpenFire avec un suivi des statuts.
- Le rapprochement détaillé avec une commande fournisseur déjà créée dans OpenFire relève du fonctionnement opérationnel du logiciel et sera précisé dans la documentation de déploiement.
- L’objectif est de limiter les ressaisies et les ruptures de flux.
La facture reçue via la PA contient des données structurées, et OpenFire prévoit le téléchargement des factures directement dans l’outil.
Selon le format transmis par le fournisseur, vous disposerez des informations nécessaires au traitement et au suivi dans OpenFire.
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Les modalités exactes d’affichage seront précisées dans la documentation produit.
Oui, l’intégration vise à faciliter la réception et le traitement, mais le contrôle comptable reste nécessaire.
Si une imputation est incorrecte, elle devra pouvoir être corrigée dans le processus de validation ou de traitement comptable prévu dans OpenFire.
Dans le cadre de la facturation électronique, le fournisseur aura surtout besoin de vos informations d’identification, notamment votre SIREN / SIRET, pour émettre correctement la facture. Sa Plateforme Agréée interrogera ensuite l’annuaire national afin d’acheminer la facture vers votre point de réception officiel. La PA est bien chargée de transmettre et recevoir les factures électroniques, ainsi que d’extraire les données nécessaires à l’administration.
Côté OpenFire, si vous recevez vos factures fournisseurs via SUPER PDP, il restera préférable de créer ou compléter la fiche fournisseur dans OpenFire afin de faciliter le suivi, le rapprochement et le traitement comptable. Mais cela ne veut pas dire que vous devez l’avoir créé avant chaque achat urgent.
Après l’activation, les nouveaux fournisseurs ajoutés dans OpenFire seront synchronisés avec la PA via un traitement automatique régulier.
Concrètement, une synchronisation quotidienne permettra de transmettre les nouvelles informations fournisseurs nécessaires : SIREN/SIRET, numéro de TVA, pays, modes de paiement, contacts, etc.
Ces données sont importantes pour faciliter l’identification sur l’annuaire national et le bon traitement des factures fournisseurs.
En cas de besoin urgent, vous pourrez également déclencher manuellement l’ajout ou la synchronisation d’un fournisseur, sans attendre le prochain passage automatique.
Cela dépend du point de réception choisi.
- Si vos factures fournisseurs sont reçues via la PA de votre expert-comptable, elles devraient arriver directement dans son outil. Il faudra donc voir avec lui si une saisie manuelle reste nécessaire.
- Si vous choisissez de les recevoir dans OpenFire via SUPER PDP, elles seront intégrées dans OpenFire. Dans ce cas, il faudra éviter de les ressaisir dans un autre outil pour ne pas créer de doublons.
L’important est donc de définir un seul point de réception clair : côté expert-comptable ou côté OpenFire.
Les factures reçues via SUPER PDP seront visibles directement dans OpenFire.
L’objectif est de centraliser le suivi dans votre outil : vous pourrez retrouver les factures entrantes et suivre leur statut, par exemple reçue, en attente de traitement, acceptée ou rejetée.
Les modalités exactes d’affichage et de notification seront précisées dans OpenFire au fur et à mesure du déploiement.
Les factures des fournisseurs étrangers continueront à être reçues par les canaux habituels : email, portail fournisseur ou téléchargement. Elles ne seront pas systématiquement acheminées par l’annuaire national ou reçues via SUPER PDP.
Le fonctionnement dépendra de l’organisation retenue avec votre expert-comptable.
Si SUPER PDP est votre Plateforme Agréée de réception, les factures fournisseurs seront reçues dans le parcours OpenFire. Votre expert-comptable pourra ensuite y accéder selon les modalités prévues : accès autorisé au compte, mise à disposition depuis OpenFire, export ou connexion avec son propre outil.
Les factures électroniques peuvent comporter des données structurées dans les formats réglementaires, notamment UBL, CII ou un format mixte de type Factur-X, accompagné d’une représentation lisible.
Le format transmis ou exporté dépendra ensuite des possibilités offertes par l’outil de votre expert-comptable.
Il est important de définir avec lui un circuit unique afin d’éviter de télécharger, transmettre et ressaisir les mêmes factures dans plusieurs outils.
Les modalités exactes d’accès et d’export proposées dans OpenFire seront précisées dans la documentation de déploiement.
Oui.
- Les fiches fournisseurs seront synchronisées automatiquement avec SUPER PDP une fois par jour.
- Un bouton dédié permettra aussi de forcer immédiatement la mise à jour depuis la fiche fournisseur.
6. Synthèse des coûts
Oui, si vous souhaitez connecter OpenFire à une autre PA que SUPER PDP, cela relève de l’option “Multi-PA premium”, facturée 50 € HT / mois.
Cette option couvre le paramétrage spécifique, le déploiement initial et la maintenance évolutive du connecteur. Les frais propres à la PA choisie restent, eux, à la charge du client.
- Il n’y a pas de surcoût OpenFire si la réception est entièrement gérée par la PA de votre expert-comptable et que OpenFire n’a pas à connecter ni récupérer ces flux.
- En revanche, si vous demandez à OpenFire de se connecter à une autre PA que celle sélectionnée, à savoir SUPER PDP, pour intégrer les données dans OpenFire, cela relève de l’option “Multi-PA premium” et du tarif de 50€ HT/mois.
Le parcours standard OpenFire est conçu autour de SUPER PDP, avec une connexion native.
Si vous souhaitez utiliser une autre PA, OpenFire prévoit une adaptation à la demande via l’option “Multi-PA premium”, afin de connecter OpenFire à la PA de votre choix lorsque cela est compatible AFNOR, respectant le cadre d’interopérabilité. Il existe environ 150 PA disponibles sur le marché.
Cela dépend du flux concerné.
- Si vous émettez vos factures depuis OpenFire via SUPER PDP, l’émission est incluse dans votre abonnement OpenFire, sous réserve de la délégation autorisée par vos soins.
- Si vous choisissez la PA de votre expert-comptable pour la réception de vos factures fournisseurs, les éventuels coûts liés à cette PA seront à voir directement avec lui. Dans ce cas, OpenFire ne facture pas de coût supplémentaire si les factures fournisseurs ne sont pas intégrées dans OpenFire.
- En revanche, si vous souhaitez recevoir vos factures fournisseurs dans OpenFire tout en passant par la PA de votre expert-comptable, une connexion spécifique sera nécessaire. L’option Multi-PA premium sera alors facturée 50 € HT/mois, en complément des éventuels coûts propres à la PA de votre expert-comptable.
Pour conclure
La réforme de la facturation électronique va transformer progressivement les habitudes de facturation, de réception et de suivi des factures. Notre objectif est de vous accompagner simplement dans cette transition, en gardant une approche concrète, adaptée à vos usages et à votre organisation.
Cet article sera mis à jour régulièrement avec les nouvelles questions reçues, les précisions réglementaires et les évolutions fonctionnelles de OpenFire.
Vous êtes clients OpenFire et avez une question qui n’apparaît pas encore dans cette FAQ ? N’hésitez pas à contacter directement notre service support par mail : support@openfire.fr.
