Une intervention de ramonage se termine, mais le prochain entretien aura souvent lieu plusieurs mois plus tard. Comment penser à recontacter chaque client au bon moment sans gérer manuellement une liste de rappels ?
Avec OpenFire, vous pouvez programmer des relances automatiques par e-mail ou par SMS à partir des interventions réalisées. Vous choisissez quand relancer le client, pour quelles prestations et avec quel message. Par exemple, après un ramonage, une relance peut être programmée 10 mois après le passage afin d’inviter le client à préparer son prochain entretien.
L’objectif : automatiser une partie du suivi client sans ajouter une nouvelle tâche à votre quotidien.
Selon votre formule OpenFire, cette logique peut également s’étendre au suivi et à la planification des prochaines interventions.
Programmer une relance dès qu'une intervention est terminée
Le fonctionnement repose sur une règle simple : une intervention terminée peut déclencher automatiquement la prochaine relance client. Vous choisissez notamment :
- le délai avant l’envoi de la relance, par exemple 10 mois après l’intervention ;
- les prestations concernées par la règle ;
- le canal utilisé : e-mail ou SMS.
Vous pouvez ainsi décider de programmer une relance après un entretien ou un ramonage, sans nécessairement appliquer la même règle à une prestation ponctuelle comme un débistrage. La relance reste directement liée à une intervention réellement réalisée et à la prestation concernée.
Lorsque le client revient l’année suivante et que sa nouvelle intervention est terminée, la règle peut à nouveau s’appliquer pour préparer le prochain cycle de rappel.
Envoyer automatiquement le bon message au bon moment
Une fois les règles définies, OpenFire peut envoyer automatiquement la relance selon le délai prévu. Le message peut reprendre les informations utiles au client, par exemple :
- son nom et son prénom ;
- la date du dernier passage ;
- les coordonnées de votre entreprise ;
- un lien vers votre prise de rendez-vous en ligne, si vous l’avez mise en place.
La relance peut être envoyée par e-mail ou par SMS, selon votre organisation. Vous évitez ainsi de rechercher chaque mois les clients à rappeler et de créer vos rappels un par un.
Le suivi devient récurrent : intervention terminée → délai défini → relance automatique → prochain rendez-vous.
Le truc en plus : permettre au client de reprendre rendez-vous directement
Si vous utilisez également la prise de rendez-vous en ligne OpenFire, la relance peut orienter directement votre client vers votre page de réservation. Après avoir reçu son e-mail ou son SMS, il peut choisir une nouvelle demi-journée parmi celles que vous avez ouvertes à la réservation.
Une fois le nouveau rendez-vous pris en ligne par le client, il apparaît directement dans OpenFire comme une intervention à venir. Le ramoneur peut alors la retrouver dans le dossier client et confirmer ensuite son passage selon son organisation.
La relance ne sert donc pas seulement à rappeler qu’un entretien approche : elle peut faciliter directement la prise du prochain rendez-vous et alimenter le planning sans ressaisie.
→ Découvrez comment fonctionne la prise de rendez-vous en ligne pour ramoneur.
Automatiser les rappels ou anticiper la planification
Le fonctionnement des rappels varie selon votre formule OpenFire.
- Avec le plan Basique, vous automatisez la relance du client après une intervention, par e-mail ou par SMS. Si vous utilisez la prise de rendez-vous en ligne, le message peut également intégrer un lien permettant au client de réserver directement son prochain passage.
- Avec le plan Standard, vous pouvez aller plus loin dans la planification grâce au suivi des demandes d’intervention. Vous visualisez plus facilement les entretiens à programmer, ceux en attente ou en retard, et pouvez mieux anticiper leur intégration dans votre planning.
Dans les deux cas, l’objectif reste le même : préparer les prochaines interventions sans avoir à suivre manuellement chaque échéance.
→ Découvrez les formules OpenFire
Faire de chaque intervention le point de départ de la suivante
Pour un ramoneur, une partie de l’activité à venir peut être préparée à partir des interventions déjà réalisées. Avec OpenFire, la fin d’une intervention peut devenir le point de départ du prochain contact client. Une fois vos règles définies, vous limitez les rappels à gérer manuellement et donnez davantage de continuité au suivi de vos clients.
Vous exploitez ainsi plus facilement votre portefeuille existant pour préparer les prochaines interventions, sans multiplier les fichiers, listes de rappels ou outils de suivi.
→ Pour aller plus loin, découvrez comment organiser et optimiser votre planning de ramonage.
Avec le logiciel de gestion OpenFire pour ramoneurs, interventions, rappels clients et prochains rendez-vous restent reliés dans le même environnement métier.
→ Demandez une démo OpenFire et découvrez comment automatiser vos rappels clients selon votre organisation.
Peut-on automatiser les rappels de ramonage par SMS ou par e-email ?
Oui. OpenFire permet de programmer des relances automatiques par SMS ou par e-mail à partir d’une intervention terminée, selon le délai et les prestations que vous avez définis.
Peut-on choisir quelles prestations déclenchent une relance ?
Oui. Vous pouvez appliquer une règle de rappel uniquement aux prestations concernées, par exemple les entretiens ou ramonages, sans l’utiliser pour toutes vos interventions.
Peut-on intégrer un lien de prise de rendez-vous dans le rappel ?
Oui. Si vous utilisez la prise de rendez-vous en ligne OpenFire, le message de relance peut intégrer un lien permettant au client de réserver directement son prochain passage.
