L'âtr'Actif : accompagner le développement d'une entreprise familiale du poêle et de la cheminée avec un logiciel métier
Présentation de la structure
À Sarrebourg, en Moselle, l'âtr'Actif — magasin de poêles et cheminées Seguin — est une entreprise familiale qui s’est développée progressivement depuis sa création en 2013. Aujourd’hui, elle réunit 9 collaborateurs, entre vente, administration, pose et entretien.
Comme beaucoup d’entreprises du secteur, sa croissance s’est construite étape par étape. Avec, en fil conducteur, une même question : comment accompagner le développement de l’activité tout en gardant une organisation fluide et efficace au quotidien ?
C’est dans ce contexte que l'entreprise s'équipe de OpenFire en 2019, avec une promesse simple — qui se vérifie rapidement sur le terrain : “On m’avait dit que le logiciel allait me changer la vie… et ça s’est confirmé.”
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Grandir sans complexifier l'organisation
Lors de sa création, l'âtr'Actif s'équipe d’abord de Batigest, un logiciel métier historiquement utilisé dans le bâtiment, transmis par le père de la dirigeante. L'organisation se complète ensuite avec Sage : des outils cohérents au lancement, mais qui deviennent plus difficiles à faire évoluer avec le développement de l'activité.
La gestion commerciale repose sur plusieurs supports, avec des ressaisies fréquentes — notamment pour les tarifs fournisseurs. “À chaque modification de tarifs, il fallait tout ressaisir. C’était très chronophage.”
Sur le terrain, les équipes s'organisent encore largement via des échanges informels et des supports externes. Avec le développement de l'entreprise, la circulation de l'information devient plus sensible, avec un impact direct sur le temps passé et la coordination. Progressivement, le besoin d’un outil capable de centraliser les usages et de mieux accompagner le métier s'impose.
Le choix d'un outil guidé par le réseau et le terrain
La découverte de OpenFire se fait naturellement, via le réseau de fabricants — notamment par Seguin et Altema. Après une démonstration et une formation sur place, la prise en main est rapide. Les fonctionnalités de devis et facturation s'inscrivent dans la continuité des pratiques existantes, ce qui facilite l’adoption.
La période du Covid-19 joue ensuite un rôle d'accélérateur : elle permet à l’équipe de s'approprier pleinement l'outil, en particulier l'application mobile, qui devient rapidement centrale dans le fonctionnement quotidien.
Un fonctionnement plus fluide, du bureau au terrain
Aujourd'hui, OpenFire est utilisé dans toute l'entreprise.
- Côté commercial, le CRM permet de suivre les opportunités et de structurer le cycle de vente. Les tableaux de bord offrent une vision claire de l'activité et facilitent les prises de décision.
- Sur le terrain, l'application mobile transforme concrètement le quotidien des équipes. Les techniciens accèdent directement aux informations nécessaires : photos, historique client, remarques, matériel à prévoir. Ils peuvent suivre leurs interventions, renseigner les temps passés et faire signer les documents sur place.
La signature électronique est également utilisée pour les devis, ce qui accélère les validations et simplifie les échanges avec les clients. “Aujourd'hui, tout est centralisé et accessible. On gagne du temps et on travaille plus efficacement.” Cette centralisation améliore aussi la communication entre les équipes. Comme le précise la gérante : “les informations passent beaucoup mieux et on délivre un message cohérent au client”.
Des services connectés qui simplifient le quotidien
Au-delà des fonctionnalités de gestion, l'âtr'Actif utilise plusieurs services connectés directement dans OpenFire, en lien avec son réseau.
- Le Tarif centralisé permet d'accéder facilement aux références et aux prix des fournisseurs, sans ressaisie.
“Si on avait dû rentrer tous les tarifs à la main, ça aurait été l’enfer.”
Les équipes peuvent ainsi établir des devis rapidement, avec des données fiables et à jour. - L’entreprise s'appuie également sur le connecteur d’achat Altema, qui permet de passer les commandes directement depuis OpenFire, dans la continuité du devis, sans rupture dans le processus.
Enfin, le connecteur de leads Seguin alimente automatiquement le pipeline commercial avec les demandes issues des actions du réseau. Un fonctionnement qui limite les manipulations, améliore la réactivité et facilite le traitement des opportunités.
Une organisation plus sereine, y compris face aux évolutions réglementaires
Avec une organisation désormais bien en place, l'entreprise gagne en visibilité sur son activité et en confort de travail au quotidien. Marie-Hélène Grosse précise : “Je n'arrive plus à imaginer mon quotidien professionnel sans OpenFire.”
La centralisation des données permet notamment d'anticiper les périodes d'activité, d'organiser les interventions dans le temps et de mieux répartir la charge de travail sur l'année.
Cette stabilité se retrouve aussi face aux évolutions réglementaires, comme la facturation électronique. Après échange avec son expert-comptable, le constat est simple : “Je sais que cette réglementation va être gérée dans OpenFire. Je ne suis pas inquiète.” La logique métier de l'outil et la structuration des données facilitent déjà le travail comptable, permettant d'aborder cette transition sans complexité supplémentaire.
Un outil adopté...et partagé entre professionnels
Membre active du Club Seguin, la dirigeante échange régulièrement avec d'autres professionnels du réseau. Dans ces discussions, elle partage naturellement son retour d'expérience sur OpenFire — un outil qu'elle considère aujourd'hui comme un véritable levier d'organisation.
Elle met notamment en avant un point clé : le fait de centraliser ses usages dans une seule solution, plutôt que de multiplier les outils. Une approche qui permet d'équiper l'ensemble des équipes — commerciales, terrain et administratives — avec un outil unique, et d'éviter de disperser les dépenses comme les usages.
La formation, réalisée avec un chef de projet lors du déploiement, permet de monter rapidement en compétence et d’exploiter pleinement l'outil. Elle peut également, selon les cas, être prise en charge dans le cadre des dispositifs de formation (OpenFire est certifié Qualiopi).
En résumé
Pour l'âtr'Actif, OpenFire a permis de faire évoluer l’organisation de l’entreprise au rythme de sa croissance, en apportant plus de fluidité dans les processus et plus de visibilité dans le pilotage.
Un outil métier qui accompagne le quotidien des équipes, sans le complexifier — et qui permet d'aborder les prochaines étapes de l'entreprise avec une organisation plus claire et plus maîtrisée.
