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Une organisation solide…confrontée au changement d’échelle

À ses débuts, Technigaz gérait environ 200 contrats de maintenance. Le fonctionnement restait parfaitement maîtrisé. Mais avec la croissance — près de 3 000 contrats actifs aujourd’hui — l’enjeu n’était plus le même : il fallait adapter l’organisation à une nouvelle dimension.

Jusqu’alors, les renouvellements étaient traités manuellement. Chaque contrat, valable 12 mois, devait être reconduit à la main. Une tâche administrative lourde, répétitive, sans réelle valeur ajoutée. Au-delà du temps passé, le risque principal était ailleurs : une ligne mal renseignée, un filtre incorrect, et un client pouvait ne pas remonter dans le bon suivi.

“Tous les ans, on avait plusieurs dizaines de clients qui pouvaient passer à la trappe du renouvellement.”

Surtout, ce traitement manuel mobilisait une ressource clé au bureau. Le temps consacré aux reconductions était autant de temps en moins pour répondre aux demandes, accompagner les clients ou améliorer la qualité de service. L’enjeu n’était donc pas seulement administratif : il touchait directement à la relation et à la satisfaction client.

Automatiser pour sécuriser et libérer du temps

Avec OpenFire, la reconduction des contrats est désormais automatisée. Les échéances sont suivies dans l’outil et les interventions planifiées sans traitement manuel ligne par ligne.
→ Résultat : un processus fiabilisé et du temps libéré pour la relation client.

“Si je devais résumer OpenFire en une phrase : c’est l’automatisation.”

Une coordination bureau/terrain plus fluide

Chaque équipement est rattaché au client, ce qui permet de créer une Demande d’Intervention (DI) maintenance ou SAV en sélectionnant précisément le bon matériel, y compris en multi-équipements.

Sur le terrain, les techniciens complètent leurs rapports via l’application mobile, les font signer sur tablette et peuvent générer des devis complémentaires. Les pièces identifiées sont anticipées pour la visite suivante, permettant au bureau de préparer le devis en amont. La communication interne via les commentaires laissés sur la demande d’interventions réduit les allers-retours et structure les échanges.

Une gestion des fluides frigorigènes centralisée

La gestion des fluides frigorigènes est désormais intégrée dans OpenFire. Les CERFA et documents F-Gas sont générés directement dans l’outil, sans passer par un connecteur externe. La centralisation limite les manipulations et réduit le risque d’erreurs administratives.

“Avoir une seule solution comme OpenFire qui fait tout, c’est un vrai gain en simplicité.”

Une trésorerie et un pilotage mieux maîtrisés

Les relances automatiques sur factures impayées et les rappels SMS/mails proposés par OpenFire permettent de réduire le nombre de factures en attente et de sécuriser la trésorerie.

Les tableaux de bord, co-construits avec le chef de projet OpenFire, offrent une visibilité claire sur les volumes, le chiffre d’affaires par activité (gaz / PAC) et la rentabilité — un levier clé pour lisser la saisonnalité et anticiper les recrutements.

“Les tableaux de bord nous permettent d’anticiper les besoins et d’adapter l’équipe au bon niveau d’activité.”

Une adoption progressive et validée sur le terrain et au bureau

La conduite du changement a nécessité un temps d’adaptation — le besoin de transformation étant initialement plus porté par le bureau que par les techniciens. Mais l’outil a été globalement bien adopté. L’interface est jugée agréable à utiliser et les interruptions sont rares — un point particulièrement apprécié après avoir connu des coupures bloquantes avec l’ancien logiciel.

“Ce qui a fait la différence, c’est la capacité de l’outil à répondre concrètement à notre besoin.”

Preuve supplémentaire de satisfaction : Technigaz a déjà recommandé OpenFire à deux entreprises de son réseau.

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